Psihologie

Cinci modalități de a face întrunirile dvs. de lucru cu adevărat eficiente (și nu o pierdere de timp)

Cu siguranță știți ce înseamnă noi: acel sentiment de neputință care vă invadează când o întâlnire este prelungită ore și ore (până când mai mult sau mai puțin pierzi dorința de a trăi), dar în care nu înaintezi deloc pe tema principală.

Există vreo modalitate de a obține ceva clar, de a rezolva și de a merge mai departe cu obiectivele noastre de lucru în ședințe? Am discutat cu experții și acestea sunt cheile care ne-au oferit astfel încât întâlnirile voastre să nu fie o gaură neagră de pierdere de timp.

Am presupus că întâlnirile fac parte din modul de lucru al secolului XXI, este vorba un instrument bine utilizat poate ajuta toți angajații pentru a îmbunătăți proiectele în care sunt implicați: "De când m-am înscris în lumea muncii, am crezut întotdeauna că întâlnirile de lucru sunt abuzate și că sunt adesea folosite greșit", spune Sonia R. Muriel, director HR și autor al unui blog prestigios specializat în managementul oamenilor. "Cine nu s-a simțit leneș atunci când a fost rugat să participe la o întâlnire despre care știe că nu va fi util? Sau a avut multe lucruri de făcut și a fost prins într-o ședință nesfârșită în care a agitat pe mai multe probleme fără a ajunge la nimic concret? "

Este inevitabil să întrebi care este vina principală de ce întâlnirile de lucru sunt o pierdere de timp și nu instrumentul eficient ar trebui să fie. Pentru a răspunde la această întrebare, am avut Eva Cantavella, profesionistă în domeniul formării resurselor umane și specialist în comunicare, coautor al cărții Întâlniri eficiente și al blogului Meetingseficaces.blogspot.com.

În opinia sa, principala problemă este "lipsa unei oglinzi. Într-adevăr", ne spune, "Cei responsabili de întâlniri se întreabă rar. Cei mai mulți consideră că, dacă întâlnirea nu a fost productivă, este vina altora. (Nu vor să asculte, nu vor să înțeleagă, nu vor să participe, au venit fără să se pregătească, atunci nu fac nimic ...). Credem că cineva învață din greșeli, dar este o frază incompletă. Unul învață din analiza obiectivă a greșelilor și mulți manageri de întâlnire nu. "

Dar primul lucru de făcut înseamnă să scapi de reputația ta proastă și să încerci să conduci o reacție mai pozitivă, astfel încât angajații să nu o vadă ca pe o pedeapsă, ci ca pe o oportunitate de îmbunătățire. Conform studiilor recente realizate de Joseph A. Allen și Steven G. Rogelberg, o întâlnire bine desfășurată nu trebuie să fie o influență asupra productivității (și nici o placă care ne zdrobește moralul), ci un stimulent pentru angajați să participe activ, să se implice și să se simtă mai angajat în ceea ce fac. În rezumat: vor da mai multe în proiecte și compania va obține un profit mai mare din investiții. "Întâlnirile sunt necesare, dar este foarte important să știm cum să convocăm întâlniri eficiente pentru a nu pierde timpul prețios și cel al altora", Explică Sonia R. Muriel.

Care este primul pas pentru a le face mai productive?

Pentru experta noastră în întâlniri eficiente, Eva Cantavella, primul pas este revizuirea preparatului: "Asta înseamnă nu doar să pregătesc ceea ce voi spune pentru a arăta și că toată lumea crede„ ce comunicator bun sunt ", ci să pun întrebări bune, începând cu cele mai relevante":

1.- Chiar am nevoie de o întâlnire pentru „asta”?

2.- Ce trebuie să știe alții pentru a-și pregăti mai bine contribuția?

3.- Cine este cheia și cine este doar „decorat”? (extrasul trebuie să fie doar în filme)

4.- Cât timp trebuie să dureze într-adevăr această întâlnire?

5.- Ce pot găsi?

Odată la întâlnire, pentru Eva cheia este talia: "Nu mă refer la centimetrii pe care aș dori să îi reduc, ci la flexibilitatea și tehnicile necesare pentru gestionarea de egouri, evenimente neprevăzute, conflicte, interese divergente, critici, întrebări sensibile ..."

Și în final, pasul pentru ca investiția de timp să fie eficientă este forțați-vă să trageți concluzii clare: „Nu este același lucru cu o întâlnire care se încheie la concluzie”. Și, bineînțeles, ne reamintește Eva Cantavella, pentru a fi foarte clar acest lucruNu este același lucru pentru a pregăti o întâlnire ca o prezentare.

Cu siguranță vei încuviința în timp ce vei citi toate acestea. În același timp, gândești: "Da, dar cum pot să fac ca întâlnirile mele să nu fie o povară și să motivez personalul în loc să devină un maro pentru mine și colegii mei?"

1.-Urmați regula „mai puțin este mai mult” (și maxim cinci)

Invitați mai multe persoane la întâlnire înseamnă, de asemenea, ușa deschisă către mai multe voci, mai multă distragere și mai multe întreruperi. Cu cât sunt mai multe persoane în ședință, cu atât mai puține șanse să vă concentrați asupra problemei pe care ați ajuns să o rezolvați.

În acest articol despre întâlnirile publicate pe LinkedIn, ei recomandă să cântărească cu atenție pe cine invitați la întâlnire: „Dacă aveți de gând să invitați mai mult de zece persoane la întâlnirea dvs., poate fi un semn de lene. Gândește-te la întâlnirile tale ca la evenimente VIP. Limitați-vă invitațiile la acei profesioniști care sunt esențiali pentru a aborda subiectul care vă interesează. Și de regulă: încercați să fiți încă cinci persoane sau mai puțin".

Expertul nostru Sonia R. Muriel este de asemenea de acord cu acest punct: "Nu chemați la dreapta și la stânga, faceți-o cu capul și gândindu-vă cu adevărat la oamenii care trebuie să fie prezenți. Dacă aveți de gând să chemați pe cineva ca ascultător, este foarte probabil ca prezența dvs. să nu fie necesară, economisiți investiția de timp. "

2.- Interziceti gadgeturi tehnologice de tot felul.

Au fost de atâtea ori în presă că nu mai suntem amuzanți: personaje importante din viața publică foarte distrase din cauza Candy Crash sau a oricărui mic joc de pe tabletele sau mobilele lor.

Și se pare că, în momentul în care cineva aduce un gadget al acestora la o întâlnire, veți ajunge să faceți orice (verificați-vă bursa, priviți-vă pe Instagram-ul cumnatului dvs., plimbați-vă în jurul unui magazin online sau jucați explozii de jeleuri colorate ) în timp ce intrați și ieșiți din conversația principală, care în final va însemna că v-ați dedicat doar 50% din atenția dvs. despre ce a fost vorba.

Dacă vă aflați într-o întâlnire cu șase sau șapte persoane și mai mult de jumătate se uită la telefonul dvs., computerul sau tableta dvs., presupuneți-o: acești oameni nu sunt la întâlnire, capul lor se află în alte lucruri și nu vor contribui cu nimic. "În unele companii, telefoanele mobile și alte dispozitive sunt îndepărtate participanților înainte de a intra în sala de ședințe. Este o filozofie bună, deoarece vă asigurați că nu deviază atenția asupra altor chestiuni din afara reuniunii și veți dori să terminați curând pentru a verifica e-mailurile și mesaje ", ne explică expertul nostru în resurse umane.

Ne puteți reaminti la ora școlii, dar obligarea tuturor să lase gadgeturi electronice la ușa sălii poate contribui la îmbunătățirea comunicării între participanți, pentru a face întâlnirea mai puțin întreruptă, mai scurtă și mai concisă. „De fiecare dată când un telefon sună sau emite un sunet de alertă pentru a citi un e-mail sau un mesaj, trebuie să opriți întâlnirea și să reluați problema după câteva secunde, ceea ce este contraproductiv ideilor, întârzie progresul, te face să pierzi concentrare etc. "

Eva Cantavella, expertă în optimizarea întâlnirilor, explică acest lucru trebuie să facem o distincție: „Aș separa, pe de o parte, mobilele, pe care nu le-aș interzice (și cuvântul invită la recul ...), dar dacă aș pune întrebarea retorică care ne invită să nu le folosim” pentru a evita distorsiunile, credeți că dacă punem mobilul în modul avion și noi în modul participativ? "

Interzicerea calculatoarelor sau tabletelor, în opinia Eva, înseamnă a merge împotriva progreselor, din ce în ce mai mulți, participanții iau notă prin aceste instrumente. Este mai bine să vă asigurați utilizarea corectă a acestora.

3.- Atribuie un lider și atribuie sarcini specifice

Nu este vorba despre cineva care are ultimul cuvânt, dar da conduce discuția, încercați ca restul participanților să nu parcurgă dealurile Úbeda, să redirecționeze conversația și să fie responsabil de identificarea ideilor valide sau de interceptarea celor care nu duc nicăieri și pierd timpul. Pentru Sonia este necesar ca "Cine convoacă ședința, o direcționează și controlează orele. Ca tonul, iar dacă are vreo ocazie, se relaxează mediul." Dar subliniază și importanța vizionării acelui lider "Începeți întâlnirea în timp util. Din respect pentru cei punctuali și pentru a crea o cultură a punctualității în companie."

Liderul va lua act de tot ceea ce este relevant și de contribuțiile fiecărui membru al echipei, astfel încât informațiile fundamentale nu se pierd. Puteți, de asemenea, să controlați că nimeni nu este distras, să fie punctual și să atribuiți sarcini după concluzii. Și după cum remarcă Sonia: "Nu permiteți întoarcerea punctelor deja discutate pe parcursul ședinței."

O altă opțiune este atribuie sarcini specifice și individuale. La Apple, de exemplu, au un sistem foarte curios pentru a obține la maxim întâlnirile: împărțesc sarcinile și fiecare este repartizată direct unui angajat. Responsabilizarea persoanei respective pentru acea sarcină este modalitatea de a-i face să fie într-adevăr responsabil pentru realizarea ei înainte de următoarea ședință. Ceva care funcționează mult mai bine decât încrederea acelorași sarcini grupurilor, în care oamenii pot scăpa mai ușor.

Și desigur, așa cum subliniază Sonia, este esențial reamintește-le participanților că este necesar să participe la întâlnire cu materialul lucrat și pregătit

4.- Elimină locurile

Ar fi o mare distractivă să elimini locurile și să îi faci pe toți să joace jocul de scaun în timpul întâlnirii, dar ceea ce sugerează experții merge mult mai departe: că nimeni nu se simte deloc. Petrecerea de prea mult timp pe picioare este incomodă pentru toată lumea și formula pentru a-i determina pe cei care trebuie să prezinte o problemă să o facă cât mai repede posibil, cu minim de ocoluri și ocoliții. Standing vă ajută să ajungeți la punct și să nu pierdeți timpul consultând notele de mai multe ori sau pierdeți timpul cu privire la dvs. smartphone.

Este vorba despre organizarea de întâlniri scurte și concise, cu mai mulți membri ai echipei formând un cerc pentru a rezolva problema care trebuie abordată rapid. Și cum ne spune Sonia, acest lucru ne permite și noi chemați o ședință numai când este necesar, uneori, majoritatea întâlnirilor nu servesc la atingerea obiectivului.

5.- Puneți o limită de timp

Și dacă este necesar, închideți oamenii când ajungeți la acel moment. Sau scoate-le din cameră. Stabilirea unui termen limită pentru a fi finalizat și a fi credincios este unul dintre modurile de a forța participanții la ședință să fie utilizate în profunzime pentru a rezolva problemele care urmează să fie discutate și să nu pierdeți timpul. Lucrul important este "închideți o scurtă trecere în revistă a celor discutate și a sarcinilor atribuite dacă există", după cum ne spune Sonia R. Muriel.

Pe de altă parte, dacă toată lumea din munca dvs. știe că organizați întâlniri în care intră și pleacă la timp, Vor fi fericiți să participe și să participe cu propunerile dvs.. Pentru că nu îți vei pierde timpul, pentru că știu că timpul lor este apreciat.

În Trendencias | Nouă vedete care au lucrat la lucruri foarte plictisitoare înainte de succes și ce putem învăța de la ei

Loading...